Софтуер като услуга (SaaS) или платформа като услуга (PaaS)

Какво трябва да съдържа договорът, с който предоставяме дигитални услугите на клиентите си.

Историята на един договор

Всеки договор е една история между две или повече лица. Тя има начало, средна част, и край. Когато започвате работа с нов клиент, си представете събитията, които ви предстоят. Договорите в модерния свят следват откритостта и позитивизма на иноваторите. И най-важното - трябва да изобразяват историята, която искате да се случи.

Какво трябва да съдържа договорът

• Страните. Очевидно е, но понякога забравяме да идентифицираме добре в договора си нашия клиент. Посочете цялото наименование, търговски номер и адрес. Не забравяйте да проверите това ли е управителят.
• Абонаментен план и модел. Ако сте го автоматизирали, просто препратете към страницата. Пазете запис на избора на клиента. Лични конфигурации може да са допълнителни услуги.
• Плащане. При абонаментен план, плащането настъпва веднъж месечно, тримесечно, годишно. Както искате. Направете го еднакво за всички клиенти, за да пестите време. Не забравяйте да уредите плащане на допълнителни услуги.
• Функционалности. Това е на практика обхватът на услугите. Те се съдържат във функционалностите на софтуерът, който предлагате. Предвидете клауза, че предлагате продукта си такъв, какъвто е ("as is"). Можете изрично да изброите какво не е включено в услугите на екипа и софтуера ви.
• Достъп и права на потребителите. Ако цените са ви базирани на брой потребители или достъпи, трябва да го опишете в договора. Предвидете и какво клиентите ви могат да ползват с различни потребителски профили. Може да включите клаузи за добавяне, смяна, премахване на потребители.

Да поемем малко въздух.

Това бяха основните договорни елементи, които осигуряват изпълнение на бизнес модела ви. Не можете обаче без следващите технически и правни подробности. Те изглеждат тромави, дори трудни за четене, но всеки детайл в тях трябва да ви предпази от неизбежни рискове. Включете ги в общите си условия и не разчитайте на чести промени в тях, освен ако не преоцените рисковете, които сте готови да поемате.

• Договор за ниво на услугите (SLA). Облачните услуги включват такъв документ, който установява минимални технически стандарти на работа на вашата платформа или приложение. Когато обслужвате критични бизнес операции, гарантирането на "uptime" е изключително важно - 90%, 99%, 99.8 % и т.н.
• Помощ и поддръжка на клиенти. Можете да ги включите в SLA приложението. Ще установите линии на връзка, време за отговор, път за ескалации, евентуално допълнителни услуги.
• Интелектуални права и лиценз. Вие предлагате резултат на вашия интелектуален труд. Трябва да го защитите договорно и да предвидите какви права на ползване давате на клиентите си. Не искате да видите утре продукта си репликиран.
• Физическо копие. Обикновено няма да предоставите физическо копие на вашия софтуер на клиента си. Но ако го направите, например инсталирате го на техен сървър, много от клаузите, които обсъждаме, ще предвидят допълнителни или различни права и задължения.
• Собственост и достъпност до данни. Наличните данни, които се съдържат и обменят в дигиталния свят, имат свои собственици. Трябва да уредите как вие и клиентът ползвате и отговоряте за законосста на тези данни. В рамките на ЕС, ползването на такива данни скоро ще бъде регулирано по-детайлно.
• ИТ сигурност. Връзката между ИТ системи носи опасност от засягане им поради бъгове, вредни програми или други проблеми в сигурността. На първо място въпросът е технически, но договорът трябва да уреди отговорността на страната, която допусне пробив в сигурността. Можете да уредите изрични технически изисквания към едната или двете системи, извършване на стрес тестове, докладване и т.н. Тази част е свързана с предходната. За някои сектори нивото на кибер сигурност е изискване на регулациите.
• Ограничение на отговорността. Важна клауза, защото никой доставчик не трябва да отговоря безкрайно за възможни проблеми на клиентите. Така, ако имате проблем със сървърите и достъпността, не е справедливо да фалирате, за да компенсирате някой свой клиент за негов планиран мултимилионен договор. Ограничението на отговорността има свои стандартни и справедливи нива в бизнеса.
• Конфиденциалност. Клаузата, която "никой не чете" е всъщност много важна. Прочетете някоя и се опитайте да си представите как ще я прилагате и контролирате. Понякога изглежда невъзможно нали? 
• Лични данни. Ако софтуерът ви обработва лични данни, тогава може да имате нужда от цялостен допълнителен договор за обработката им. При всички положения, днешното законодателство изисква винаги да си спомните за личните данни в договорите си за услуги.

И сега, краят: 

• Срок, прекратяване, подновяване. Този тип договори обикновено са срочни - за една, две, три години. Ако искате, и месечно. С право на автоматично подновяване. Това ви дава възможност да променяте след време ценовите модели или обхвата на услуги. Клиентите могат да се възползват от нови предложения с времето.
• Финалните разпоредби. Тях ще намерите във всички добре написани договори, за да потвърдят очевидното. Все пак не искаме някой ден да спорим за очевидното.
• Подпис. В новото време възможността да подписваме и пазим договорите си електронно са напълно достъпни. Не се задръствайте с хартия. Освен това, електронните договори ви дават повече възможности за бизнес анализи.

Можете да оформите договора си като общи условия, които клиентите ви приемат онлайн. Ако услугата ви е всеки път специфична, подгответе договора така, че да договаряте спецификите за конкретния клиент без да променяте основните си клаузи.  Тях организацията ви е приела предвид рисковете, които може да понесе. Правилната структурата на един договор прави преговорите много по-лесни. Добре написаните клаузи показват ясно историята на вашите отношения.  Така избягвате излишни правни надговаряния.

И не забравяйте, винаги можете да се свържете с нас, за да автоматизираме договорите ви.

Попътен вятър!